内部控制

引言 合同的问题我总是反复在提，因为这是企业业务的重要前端，业务风险的源头必须认真应对。 很多企业在经营过程中，往往重视后端的财务核算和税务处理，却忽视了前端的合同管理。殊不知，合同是业务的起点，也是风险的源头。一份有问题的合同，可能导致企业损失上千万；一个管理漏洞，可能让企业在诉讼中败诉。 今天我就结合实务经验，给大家讲讲合同管理中的内部控制要点，以及如何防范合同风险。 一、合同管理的重要性 合同是什么？ 通俗解释： 合同是民商事活动中各方权利和责任的法律约定，是单位法定利益不受非法侵害的保障。 合同的范围： 形式 说明 合同协议 正式签订的合同文本 备忘录 会议记录、谈判纪要等 补充变更 合同的补充协议、变更协议 单方函件 放弃说明、承诺函等 电子文件 具有电子签名的E-mail等 踩坑点1：不只是正式合同才是合同 很多企业以为只有正式签订的合同才是合同，其实备忘录、承诺函、甚至E-mail都可能构成合同关系。 建议： 所有对外出具的文件，都要经过法务审核，避免无意中形成合同关系。 合同管理为什么重要？ 三个原因： 合同是业务的起点：所有业务都从合同开始，合同决定了业务的基本框架 合同是风险的源头：合同条款决定了企业的权利义务，决定了风险的大小 合同是诉讼的依据：一旦发生纠纷，合同是法院判决的主要依据 踩坑点2：合同管理不是法务的事 很多企业认为合同管理是法务部门的事，其实合同管理涉及业务、财务、法务、印章管理等多个部门。 建议： 建立合同管理的跨部门协作机制，明确各部门职责。 二、合同管理中的五大风险 风险一：应签未签 典型问题： 对于重大业务事项未签订合同或口头约定 未明确可不签订合同的情况 典型后果： 重要经济业务未签订合同，无法有效保障企业合法权益 发生纠纷时，无法提供有效证据 踩坑点3：口头约定是最大的风险 很多企业为了"方便"，对于重大业务事项只是口头约定，不签订书面合同。一旦发生纠纷，口头约定很难举证。 建议： 建立合同管理制度，明确规定哪些经济业务必须签订合同 对例外事项进行特别约定，并制定相应的奖惩追责机制 在业务执行、付款结算等重要节点，对合同签订情况进行复核 风险二：合同对象评估不当 典型问题： 不评估合同对象的履约能力 未严格审核合同对象的签约资质 典型后果： 合同对象缺乏明显履约能力 遭遇商业陷阱和恶意欺诈 踩坑点4：不审查对方资质，等于"裸奔" 很多企业签订合同前，不审查对方的资质和履约能力，结果遇到"皮包公司"或"老赖"，损失惨重。 建议： 签订合同前，必须审查对方的"三个维度"： 维度 审查内容 资质 真实、合法、有效的法人资格；历史背景 能力 持续经营能力；财务支付能力 信用 商业道德；违约记录；违法记录 风险三：合同归口管理混乱 典型问题： 针对合同主要事项不清，缺乏主导部门管理 与合同签订相关的印鉴缺乏归口管理 合同档案文本缺乏统一保管制度 典型后果：...