引言
合同的问题我总是反复在提，因为这是企业业务的重要前端，业务风险的源头必须认真应对。
很多企业在经营过程中，往往重视后端的财务核算和税务处理，却忽视了前端的合同管理。殊不知，合同是业务的起点，也是风险的源头。一份有问题的合同，可能导致企业损失上千万；一个管理漏洞，可能让企业在诉讼中败诉。
今天我就结合实务经验，给大家讲讲合同管理中的内部控制要点，以及如何防范合同风险。
一、合同管理的重要性
合同是什么？
通俗解释：
合同是民商事活动中各方权利和责任的法律约定，是单位法定利益不受非法侵害的保障。
合同的范围：
| 形式 | 说明 |
|---|---|
| 合同协议 | 正式签订的合同文本 |
| 备忘录 | 会议记录、谈判纪要等 |
| 补充变更 | 合同的补充协议、变更协议 |
| 单方函件 | 放弃说明、承诺函等 |
| 电子文件 | 具有电子签名的E-mail等 |
踩坑点1：不只是正式合同才是合同
很多企业以为只有正式签订的合同才是合同，其实备忘录、承诺函、甚至E-mail都可能构成合同关系。
建议： 所有对外出具的文件，都要经过法务审核，避免无意中形成合同关系。
合同管理为什么重要？
三个原因：
- 合同是业务的起点：所有业务都从合同开始，合同决定了业务的基本框架
- 合同是风险的源头：合同条款决定了企业的权利义务，决定了风险的大小
- 合同是诉讼的依据：一旦发生纠纷，合同是法院判决的主要依据
踩坑点2：合同管理不是法务的事
很多企业认为合同管理是法务部门的事，其实合同管理涉及业务、财务、法务、印章管理等多个部门。
建议： 建立合同管理的跨部门协作机制，明确各部门职责。
二、合同管理中的五大风险
风险一：应签未签
典型问题：
- 对于重大业务事项未签订合同或口头约定
- 未明确可不签订合同的情况
典型后果：
- 重要经济业务未签订合同，无法有效保障企业合法权益
- 发生纠纷时，无法提供有效证据
踩坑点3：口头约定是最大的风险
很多企业为了"方便"，对于重大业务事项只是口头约定，不签订书面合同。一旦发生纠纷，口头约定很难举证。
建议：
- 建立合同管理制度，明确规定哪些经济业务必须签订合同
- 对例外事项进行特别约定，并制定相应的奖惩追责机制
- 在业务执行、付款结算等重要节点，对合同签订情况进行复核
风险二：合同对象评估不当
典型问题：
- 不评估合同对象的履约能力
- 未严格审核合同对象的签约资质
典型后果：
- 合同对象缺乏明显履约能力
- 遭遇商业陷阱和恶意欺诈
踩坑点4：不审查对方资质，等于"裸奔"
很多企业签订合同前，不审查对方的资质和履约能力，结果遇到"皮包公司"或"老赖"，损失惨重。
建议：
签订合同前，必须审查对方的"三个维度"：
| 维度 | 审查内容 |
|---|---|
| 资质 | 真实、合法、有效的法人资格；历史背景 |
| 能力 | 持续经营能力；财务支付能力 |
| 信用 | 商业道德；违约记录；违法记录 |
风险三：合同归口管理混乱
典型问题：
- 针对合同主要事项不清，缺乏主导部门管理
- 与合同签订相关的印鉴缺乏归口管理
- 合同档案文本缺乏统一保管制度
典型后果：
- 多头管理，管理权限、责任不清
- 合同签订盖章失控
- 合同档案遗失
踩坑点5：多头管理等于没人管理
很多企业的合同管理没有明确的归口部门，业务部门、法务部门、财务部门都在管，结果是谁都管不好。
建议：
- 明确归口部门：梳理单位的经济合同类别，明确各类合同的管理部门
- 统一印章管理：建立合同专用章制度，公章使用应经过适当的授权审批程序
- 统一档案管理：合同档案应由统一部门保管，避免遗失
风险四：合同审核审批不当
典型问题：
- 未清晰地界定各类合同的审核/审批/签订权限
- 合同缺乏专业审核要求
- 合同管理中不相容职责未分离
典型后果：
- 越权审批和签约
- 合同条款可能存在重大缺陷
踩坑点6：审核流于形式，等于没审核
很多企业的合同审核只是"走形式"，法务部门不仔细看，财务部门不认真核，结果合同条款存在重大缺陷。
建议：
合同审核必须关注"六个重点"：
| 重点 | 说明 |
|---|---|
| 合同签约主体 | 合同空间范围 |
| 合同效力 | 生效条件、期限等 |
| 付款条件 | 信用期、押金、尾款、付款方式等 |
| 违约责任 | 违约认定、责任上限等 |
| 争议处理 | 中止、终止条件，诉讼法院等 |
| 自身履约能力 | 防范合同欺诈 |
风险五：合同履行跟踪不当
典型问题：
- 合同未履行或跟踪管理不当
- 合同纠纷处理不当
典型后果：
- 企业在面临诉讼时失败
- 经济利益受损
- 损害企业利益信誉
踩坑点7：签完合同就"束之高阁"
很多企业签完合同就放在一边，不跟踪履行情况，结果对方违约了都不知道，或者自己违约了也没发现。
建议：
- 建立合同履行情况评估制度：强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收
- 专人跟踪管理：由专人定期对合同履行情况进行跟踪、评估
- 健全考核与责任追究制度：对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，追究有关机构或人员的责任
三、案例分析：合同签订不当，损失上千万
案例背景
A公司与中建某公司于2021年7月16日签订工程施工合同。
问题所在
合同签订时间早于中标通知书发出时间（2021年7月25日）及投标开标时间（2021年8月10日）。
后果
法院认定合同无效，导致合同约定的违约金条款无效。
法院未认同A公司诉求的违约金赔偿条款（3200万元）以及支付给购房者的延期交房违约金损失（673万元），仅酌情认定中建某公司承担30%的延期交房违约金损失202万元。
教训
踩坑点8：程序违规，合同无效
招投标及合同签订控制流程缺陷，导致大额损失。合同签订必须遵循法定程序，不能"先斩后奏"。
建议：
- 严格按照招投标程序签订合同
- 合同签订前，必须确认所有前置程序已完成
- 重大合同必须经过法务审核
四、案例分析：假公章引发的合同纠纷
案例背景
一起假公章引发的合同纠纷。
三种情形
| 情形 | 说明 | 法律后果 |
|---|---|---|
| 真人假章 | 盖章之人是法定代表人或有权代理人，签字真实，或假章是其自己加盖或同意他人加盖 | 仍作为公司行为，由公司承担法律后果 |
| 假人真章 | 行为人没有代表权或代理权，加盖了真的公章 | 看是否形成外表信赖、合同相对人是否善意且无过错 |
| 假人假章 | 行为人既没有代表权或代理权，又加盖了假公章 | 犯罪！违法行为！ |
教训
踩坑点9：印章管理失控，风险巨大
印章是合同效力的重要保障，印章管理失控可能导致企业承担巨大的法律风险。
建议：
- 建立印章管理制度：明确印章的保管、使用、审批流程
- 审用分离：印章保管人应审核用印申请，不符合要求的不予盖印
- 做好用印记录：所有用印都要登记，留存备查
五、合同内部控制的八大要点
结合实务经验，我总结了合同内部控制的八大要点：
要点一：建立分级授权管理制度
- 明确各类合同的审批权限
- 重大合同必须经过高层审批
- 禁止越权审批和签约
要点二：实行统一归口管理
- 明确合同管理的归口部门
- 避免多头管理
- 统一管理标准
要点三：明确职责分工
| 部门 | 职责 |
|---|---|
| 业务部门 | 合同谈判、起草、履行跟踪 |
| 法务部门 | 合同审核、法律风险评估 |
| 财务部门 | 合同财务条款审核、付款审核 |
| 印章管理部门 | 印章保管、用印审核 |
要点四：健全考核与责任追究制度
- 明确合同订立及履行期间的管理责任
- 对违法违规行为追究责任
- 建立奖惩机制
要点五：合同应签尽签
- 除小额即时结清业务外，都应签订书面合同
- 明确例外事项
- 在重要节点复核合同签订情况
要点六：严格合同对象评估
- 审查对方资质
- 评估履约能力
- 了解信用记录
要点七：加强合同审核
- 关注六个重点事项
- 重大合同必须有专家参与
- 使用标准模板
要点八：强化合同履行跟踪
- 建立履行情况评估制度
- 专人跟踪管理
- 定期统计分析
六、合同管理的实务建议
建议一：建立合同管理台账
合同台账应包括：
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 合同编号 | 唯一标识 |
| 合同名称 | 合同标题 |
| 对方单位 | 合同相对方 |
| 合同金额 | 合同总金额 |
| 签订日期 | 合同签订时间 |
| 履行期限 | 合同约定的履行期限 |
| 履行情况 | 正在履行/已履行完毕/有异议等 |
| 风险分析 | 可能存在的风险及建议 |
建议二：做好合同归档管理
- 合同原件应由统一部门保管
- 定期统计、分类和归档
- 详细登记合同的订立、履行和变更等情况
- 实行合同的全过程封闭管理
建议三：制定格式合同
- 对经常性的业务制定格式合同
- 格式合同条款应经过专业职能部门的严格审核
- 对格式合同条款的修订应经过适当的审核审批
- 定期对格式合同的适用性发起评估
建议四：加强合同培训
- 定期对业务人员进行合同法律培训
- 提高全员的合同风险意识
- 建立合同管理的知识共享机制
七、总结
合同管理是企业内部控制的重要组成部分，也是风险防范的第一道防线。
合同管理的五大风险：
- 应签未签：口头约定，无法举证
- 对象评估不当：遭遇欺诈，损失惨重
- 归口管理混乱：多头管理，责任不清
- 审核审批不当：条款缺陷，越权签约
- 履行跟踪不当：违约不知，诉讼败诉
合同内部控制的八大要点：
- 建立分级授权管理制度
- 实行统一归口管理
- 明确职责分工
- 健全考核与责任追究制度
- 合同应签尽签
- 严格合同对象评估
- 加强合同审核
- 强化合同履行跟踪
记住一句话：
合同是业务的起点，也是风险的源头。管好合同，就是管好风险。
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